Question 1

Welche Kontotypen gibt es auf Event Swiss?

Accepted Answer

Event Swiss bietet drei Kontotypen: Veranstalter (zum Veröffentlichen und Bewerben von Events), Dienstleister (für Eventdienstleistungen wie Catering, Ton/Licht oder Dekoration) und Talent (für selbstständige Fachpersonen wie Hostessen, DJs, Techniker oder Moderatoren, die Aufträge suchen). Jeder Kontotyp erhält Zugang zu eigenen Funktionen und einem eigenen öffentlichen Verzeichnis. Die Wahl des Kontotyps erfolgt bei der Registrierung, im zweiten Schritt des Anmeldevorgangs.

Question 2

Was ist der Unterschied zwischen einem Veranstalter-, Dienstleister- und Talent-Konto?

Accepted Answer

Ein Veranstalter-Konto dient zum Erstellen und Veröffentlichen von Event-Einträgen im öffentlichen Verzeichnis sowie zum Engagieren von Dienstleistern oder Talents für diese Events. Ein Dienstleister-Konto erstellt ein Firmenprofil (Catering, Ton/Licht, Dekoration, Sicherheit usw.), das im Dienstleister-Verzeichnis sichtbar und für Veranstalter kontaktierbar ist. Ein Talent-Konto erstellt ein individuelles Profil im Stil eines Event-Lebenslaufs (Fähigkeiten, Verfügbarkeiten, Fotos), das im Talent-Verzeichnis sichtbar und für einzelne Einsätze kontaktierbar ist. Alle drei Kontotypen teilen sich dieselbe interne Nachrichtenfunktion und dasselbe Abo-System (Gratis/Silver/Gold), jedoch mit auf das jeweilige Profil zugeschnittenen Funktionen.

Question 3

Kann ich mit demselben Konto mehrere Rollen haben?

Accepted Answer

Nein, das Modell von Event Swiss sieht pro Konto genau eine Rolle vor: ein Konto ist entweder Veranstalter, Dienstleister oder Talent (nur der Administrator der Plattform bildet eine Ausnahme). Wer beispielsweise sowohl als Veranstalter als auch als Dienstleister tätig sein möchte, muss zwei separate Konten mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen erstellen. Diese Regel vermeidet Unklarheiten in der Nachrichtenfunktion und bei der Auftragsverwaltung, wo die Rolle jedes Gesprächspartners eindeutig sein muss.

Question 4

Wie erstelle ich ein Konto auf Event Swiss?

Accepted Answer

Die Registrierung erfolgt in drei Schritten: zunächst ein allgemeines Konto (E-Mail, Passwort, Vorname, Nachname, Telefon, Zustimmung zu den AGB), danach die Wahl der Rolle (Veranstalter, Dienstleister oder Talent) und schliesslich die Vervollständigung des rollenspezifischen Profils. Nach dem ersten Schritt wird eine Bestätigungs-E-Mail versendet. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten.

Question 5

Kann ich mich mit meinem Google-Konto registrieren?

Accepted Answer

Ja, die Registrierung über Google ist verfügbar und erspart Ihnen das manuelle Erstellen eines Passworts. Sie müssen trotzdem Ihre Rolle wählen (Veranstalter, Dienstleister oder Talent) und nach der Google-Anmeldung das entsprechende Profil vervollständigen, wie bei einer klassischen Registrierung. Vorname und Nachname werden automatisch vorausgefüllt, sofern Google diese Angaben übermittelt, können danach aber jederzeit im Konto angepasst werden.

Question 6

Wie funktioniert die Überprüfung/Moderation eines Kontos nach der Registrierung?

Accepted Answer

Zunächst muss die E-Mail-Adresse über den automatisch versendeten Link bestätigt werden. Anschliessend durchlaufen öffentliche Einträge (Event, Dienstleister, Talent-Profil) vor der Veröffentlichung eine manuelle Prüfung durch das Event-Swiss-Team — in der Regel innerhalb von 48 Stunden —, um die Qualität und Relevanz des Verzeichnisses sicherzustellen. Solange ein Eintrag nicht freigegeben ist, bleibt er für die Öffentlichkeit unsichtbar, ist aber im eigenen Dashboard einsehbar; bei einer Ablehnung wird ein Grund mitgeteilt, und der Eintrag kann korrigiert und erneut eingereicht werden.

Question 7

Welche Abo-Pläne sind auf Event Swiss verfügbar?

Accepted Answer

Jeder Kontotyp (Veranstalter, Dienstleister, Talent) bietet drei Stufen: Gratis (Basisfunktionen, dauerhaft kostenlos), Silver und Gold (mehr Sichtbarkeit, mehr Funktionen, monatliche oder jährliche Abrechnung). Die Abos sind ohne Vertragsbindung und können jederzeit gekündigt werden. Die genauen Preise und Funktionen je Plan finden Sie auf der regelmässig aktualisierten Preise-Seite.

Question 8

Was ist der Unterschied zwischen den Plänen Gratis, Silver und Gold für einen Veranstalter?

Accepted Answer

Der Gratis-Plan erlaubt die Veröffentlichung eines Events mit einem Foto und den wichtigsten Angaben. Die Pläne Silver und Gold erhöhen die zulässige Anzahl Fotos und heben den Eintrag im Verzeichnis optisch hervor (Rahmen und Badge). Der Gold-Plan fügt zusätzlich YouTube-Videos, eine eingebettete Google-Maps-Karte sowie den Zugang zu erweiterten HR-Tools hinzu (Verfolgung engagierter Talents/Dienstleister, Team-Planung, Kalender). Silver und Gold gewähren zudem Zugang zu den Verwaltungsseiten Meine Talente/Meine Dienstleister, die im Gratis-Plan nicht verfügbar sind.

Question 9

Was ist der Unterschied zwischen den Plänen Gratis, Silver und Gold für einen Dienstleister?

Accepted Answer

Der Gratis-Plan beschränkt das Einsatzgebiet auf einen einzigen Kanton oder Departement und auf ein einziges Profil, mit wenigen Fotos. Der Silver-Plan erweitert das Einsatzgebiet (mehrere Kantone, eine ganze Region oder ein ganzes Land) und erhöht die Anzahl Fotos. Der Gold-Plan erlaubt zusätzlich den Einsatz in mehreren Ländern gleichzeitig, die Veröffentlichung mehrerer Profile unter demselben Konto sowie den Zugang zu HR-Tools (Verfolgung von Engagements, Ranking der Mitarbeitenden, Team-Kalender). Wie bei den Veranstaltern wird ein Silver- oder Gold-Profil im Verzeichnis optisch hervorgehoben.

Question 10

Was ist der Unterschied zwischen den Plänen Gratis, Silver und Gold für ein Talent?

Accepted Answer

Der Gratis-Plan deckt bis zu zwei einzelne Kantone oder Departemente in einem einzigen Land ab. Der Silver-Plan erweitert diese Abdeckung auf fünf einzelne Gebiete oder eine ganze Sprach-/Verwaltungsregion. Der Gold-Plan bietet unbegrenzte Abdeckung (ganze Kantone, Regionen oder Länder, mehrere Länder gleichzeitig), eine erweiterte Fotogalerie, die Möglichkeit, ein Vorstellungsvideo hinzuzufügen, sowie bevorzugten Zugang zur Nachrichtenfunktion. Der Gratis-Plan bleibt nutzbar, um sichtbar zu sein, doch Sichtbarkeit und Funktionsumfang steigen mit Silver und vor allem Gold deutlich.

Question 11

Kann ich meinen Plan jederzeit wechseln?

Accepted Answer

Ja, Sie können in Ihrem Dashboard jederzeit ohne Mindestlaufzeit zu einem höheren oder tieferen Plan wechseln. Ein Upgrade wird sofort nach der Zahlung wirksam. Eine Rückstufung kann dazu führen, dass bestimmte Vorteile vorübergehend ausgeblendet werden (überzählige Fotos, verkleinertes Einsatzgebiet usw.), ohne dass die Daten selbst gelöscht werden — sie erscheinen wieder, sobald Sie erneut auf einen höheren Plan wechseln.

Question 12

Wie funktioniert die Abrechnung (monatlich/jährlich)?

Accepted Answer

Die kostenpflichtigen Pläne Silver und Gold werden entweder monatlich oder jährlich abgerechnet, wobei bei jährlicher Zahlung in der Regel ein Rabatt gewährt wird. Die Zahlung erfolgt über Stripe, die Verlängerung ist automatisch bis zur Kündigung. Zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung kann auf der Preise-Seite oder im Dashboard gewechselt werden.

Question 13

Gibt es eine kostenlose Testphase auf Event Swiss?

Accepted Answer

Der Gratis-Plan steht dauerhaft und ohne Zeitlimit zur Verfügung, sodass die Plattform unverbindlich getestet werden kann. In bestimmten Fällen kann das Event-Swiss-Team einem Konto auch eine befristete Testphase eines kostenpflichtigen Plans gewähren, sichtbar im Dashboard mit Ablaufdatum; danach wechselt das Konto automatisch zurück auf Gratis, sofern kein Abo abgeschlossen wird. Diese Art von Testphase ist kein automatisches Angebot für alle — bei Fragen wenden Sie sich an den Support.

Question 14

Wie veröffentliche ich ein Event auf Event Swiss?

Accepted Answer

Über ein Veranstalter-Konto öffnet die Schaltfläche «Event veröffentlichen» (im Dashboard verfügbar) ein Formular mit Name, zweisprachiger Beschreibung, Datum, Ort, Kategorie, Kapazität und Fotos. Nach dem Absenden erhält das Event den Status «ausstehend» und wird vor der öffentlichen Freigabe vom Moderationsteam geprüft. Der Status der Einreichung lässt sich jederzeit im eigenen Dashboard verfolgen.

Question 15

Wie lange dauert die Freigabe eines Events?

Accepted Answer

Die Moderation erfolgt grundsätzlich innerhalb von 48 Arbeitsstunden. Diese Frist kann je nach aktuellem Einreichungsvolumen variieren. Sobald sich der Status ändert (veröffentlicht oder abgelehnt), werden Sie über eine interne Benachrichtigung und, je nach Einstellungen, per E-Mail informiert.

Question 16

Kann ich ein Event nach der Veröffentlichung noch bearbeiten?

Accepted Answer

Ja, ein veröffentlichtes Event kann jederzeit im Dashboard bearbeitet werden (Datum, Beschreibung, Fotos usw.). Je nach Art der Änderung bleibt der Eintrag in der Regel ohne erneute Moderation veröffentlicht, ausser bei einer wesentlichen Änderung, die eine neue Prüfung erfordert. Sie können auch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter (Co-Administrator oder Redaktor) einladen, das Event in Ihrem Namen zu bearbeiten.

Question 17

Kann ich Mitarbeitende zur Verwaltung meines Events einladen?

Accepted Answer

Ja, zu einem Event können per E-Mail Mitarbeitende eingeladen werden, mit zwei Berechtigungsstufen: Redaktor (kann den Eintrag bearbeiten) oder Co-Administrator (kann zusätzlich Mitarbeitende sowie engagierte Talents/Dienstleister verwalten). Diese Funktion eignet sich für ein mehrköpfiges Organisationsteam. Löscht die ursprüngliche Ersteller-Person ihr Konto, wird die Inhaberschaft automatisch auf einen bestehenden Co-Administrator übertragen.

Question 18

Was passiert, wenn mein Event abgelehnt wird?

Accepted Answer

Wird ein Eintrag bei der Moderation abgelehnt, erhält er den Status «abgelehnt» und bleibt für die Öffentlichkeit unsichtbar, ist aber im eigenen Dashboard einsehbar und bearbeitbar. Die problematischen Punkte können korrigiert und der Eintrag anschliessend erneut zur Prüfung eingereicht werden. Ist der genaue Ablehnungsgrund nicht klar ersichtlich, hilft der Support gerne weiter.

Question 19

Wie kann ich ein bereits veröffentlichtes Event ausblenden oder löschen?

Accepted Answer

Im Bearbeitungsformular des Events ermöglicht ein eigener Bereich, den Eintrag vorübergehend auszublenden (er wird für die Öffentlichkeit unsichtbar, ohne dass Daten verloren gehen, und kann später wieder veröffentlicht werden) oder ihn endgültig zu löschen (unwiderrufliche Löschung inklusive Fotos und zugehöriger Daten). Diese Aktionen stehen nur der Eigentümerin/dem Eigentümer des Eintrags, einem Co-Administrator oder einer Administratorin/einem Administrator der Plattform zur Verfügung. Ausblenden ist empfehlenswert statt Löschen, falls der Eintrag später wieder benötigt werden könnte.

Question 20

Wie finde ich einen Dienstleister auf Event Swiss?

Accepted Answer

Das öffentlich zugängliche Dienstleister-Verzeichnis erlaubt das Durchsuchen der Profile nach Dienstleistungskategorie (Catering, DJ, Fotograf, Sicherheit, Dekoration usw.) und nach geografischem Gebiet. Eine Stichwortsuche sowie kaskadierende Filter (zuerst Land, dann Kanton) verfeinern die Ergebnisse. Jedes Profil zeigt Fotos, Beschreibung, Einsatzgebiet und eine Schaltfläche für die direkte Kontaktaufnahme.

Question 21

Wie funktionieren die Suchfilter (Kanton, Kategorie usw.)?

Accepted Answer

Die Verzeichnisse für Events, Dienstleister und Talents bieten kaskadierende Filter: Das gewählte Land (Schweiz oder Frankreich) bestimmt die anschliessend verfügbaren Kantone oder Departemente. Je nach Verzeichnis kommen weitere Filter hinzu: Kategorie/Dienstleistungsart, Fähigkeiten, gesprochene Sprachen, Verfügbarkeit usw. Die Filter lassen sich kombinieren, die Ergebnisse aktualisieren sich dynamisch ohne Neuladen der Seite.

Question 22

Wie kontaktiere ich einen im Verzeichnis gefundenen Dienstleister oder ein Talent?

Accepted Answer

Jedes öffentliche Profil verfügt über eine Schaltfläche «Kontaktieren», die ein Gespräch in der internen Nachrichtenfunktion von Event Swiss öffnet (oder erstellt), ohne die persönliche E-Mail-Adresse offenzulegen. Für das Senden einer Nachricht ist ein angemeldetes Konto erforderlich. Manche Dienstleister-Profile zeigen zusätzlich eine optionale öffentliche E-Mail-Adresse neben der Kontakt-Schaltfläche.

Question 23

Kann ich Bewertungen eines Dienstleisters einsehen, bevor ich ihn kontaktiere?

Accepted Answer

Die Bewertungen eines Talents oder Dienstleisters stammen aus den von Veranstaltern erfassten Engagements, anhand mehrerer Kriterien (Pünktlichkeit, Effizienz, Verhalten, Preis-Leistungs-Verhältnis). Diese Bewertungen sind heute vorwiegend ein privates HR-Werkzeug für die engagierende Person und nicht systematisch auf allen Profilen öffentlich sichtbar. Verlassen Sie sich daher in erster Linie auf die Beschreibung, die Fotos und einen direkten Austausch über die Nachrichtenfunktion, um einen Dienstleister vor dem Engagement einzuschätzen.

Question 24

Was ist ein «nicht beanspruchtes» Talent-Profil?

Accepted Answer

Ein Veranstalter oder Dienstleister kann für eine Talent-Mitarbeiterin oder einen -Mitarbeiter, die/der noch kein Event-Swiss-Konto besitzt, ein minimales Profil erstellen (Vorname, Nachname, E-Mail). Dieses Profil bleibt im gesamten Verzeichnis unsichtbar, bis es von der betroffenen Person über einen per E-Mail versendeten Link «beansprucht» wurde. Nach der Beanspruchung entscheidet die Person selbst, ob ihr Profil privat bleibt (nur für die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber sichtbar, die/der es erstellt hat) oder zur Moderation für die öffentliche Veröffentlichung eingereicht wird.

Question 25

Wie funktioniert die interne Nachrichtenfunktion von Event Swiss?

Accepted Answer

Jede Kontaktaufnahme zwischen Konten läuft über eine interne Nachrichtenfunktion, erreichbar über das Briefumschlag-Symbol im Menü oder die Nachrichten-Seite im Dashboard. Die Gespräche sind nach Kontakt organisiert, mit Suche, Filtern nach Rolle und Lese-/Ungelesen-Status. Ein Gespräch kann als «nützlich» markiert, archiviert (nur für Sie ausgeblendet) oder endgültig gelöscht werden (für beide Teilnehmenden).

Question 26

Wer kann mit wem ein Gespräch beginnen?

Accepted Answer

Ein Veranstalter kann jederzeit ein Gespräch mit einem beliebigen Dienstleister oder Talent beginnen, auch mit einem Gratis-Konto. Ein Dienstleister oder ein Talent benötigt hingegen ein bezahltes Abo (Silver oder Gold), um die allererste Nachricht eines Gesprächs zu senden — diese Regel gilt nie für eine Antwort in einem bereits bestehenden Gespräch. Ein Talent kann nie selbst ein Gespräch mit einem Veranstalter oder Dienstleister beginnen, sondern nur antworten, wenn es bereits kontaktiert wurde.

Question 27

Kann ich in der Nachrichtenfunktion Anhänge versenden?

Accepted Answer

Ja, die Nachrichtenfunktion unterstützt das Versenden von Bildern (JPEG, PNG, WebP, GIF) sowie PDF-Dateien bis zu 10 MB pro Datei. Bilder werden direkt im Gesprächsverlauf angezeigt, andere Dateien erscheinen als Download-Link. So lassen sich beispielsweise eine Offerte, ein Fotobuch oder ein technischer Plan direkt im Austausch teilen.

Question 28

Werde ich benachrichtigt, wenn ich eine Nachricht erhalte?

Accepted Answer

Ja, jede neue Nachricht erzeugt eine interne Benachrichtigung (Glocken-Symbol im Header) und, sofern nicht abbestellt, eine Benachrichtigungs-E-Mail. Die E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich in den Einstellungen kategorienweise abbestellen, ohne dass die internen Benachrichtigungen auf der Plattform verloren gehen. Die vollständige Benachrichtigungsseite zeigt den Verlauf und erlaubt das Filtern nach Lese-/Ungelesen-Status.

Question 29

Kann ich ein Gespräch archivieren oder löschen?

Accepted Answer

Ja, es gibt zwei unterschiedliche Optionen: Das Archivieren blendet das Gespräch aus Ihrem Posteingang aus, ohne etwas zu löschen (es erscheint automatisch wieder, sobald die andere Person eine neue Nachricht sendet), und bleibt für die andere Person komplett unsichtbar. Das Löschen hingegen entfernt das gesamte Gespräch endgültig für beide Teilnehmenden — diese Aktion ist unwiderruflich. Nutzen Sie das Archivieren, um Ihren Posteingang zu ordnen, und das Löschen nur, wenn der Austausch wirklich entfernt werden soll.

Question 30

Wie laufen Zahlungen zwischen Veranstaltern und Dienstleistern/Talents auf Event Swiss ab?

Accepted Answer

Event Swiss ist eine Vermittlungsplattform: Zahlungen für eine Dienstleistung (Gage eines Talents, Rechnung eines Dienstleisters) werden direkt zwischen Veranstalter und Dienstleister/Talent ausgehandelt und abgewickelt, ausserhalb der Plattform. Event Swiss übernimmt weder Treuhandzahlungen noch Rechnungsstellung oder Geldtransfers zwischen den beiden Parteien für diese Leistungen. Nur das Abo für die Plattform selbst (Silver/Gold) wird von Event Swiss in Rechnung gestellt.

Question 31

Erhebt Event Swiss eine Provision auf Dienstleistungen?

Accepted Answer

Nein, Event Swiss erhebt keine Provision auf die zwischen Veranstaltern und Dienstleistern/Talents ausgetauschten Beträge, da diese Zahlungen nicht über die Plattform laufen. Das Geschäftsmodell stützt sich ausschliesslich auf die Silver-/Gold-Abos. Der mit Kundschaft oder Dienstleister ausgehandelte Betrag bleibt somit vollständig erhalten.

Question 32

Wie bezahle ich mein Event-Swiss-Abo?

Accepted Answer

Die Bezahlung der Silver- und Gold-Abos erfolgt per Kreditkarte über Stripe, einen weit verbreiteten und sicheren Zahlungsdienstleister. Die Verlängerung erfolgt automatisch gemäss gewählter Periodizität (monatlich oder jährlich) bis zur Kündigung im Dashboard. Ihre Zahlungsdaten werden nie von Event Swiss selbst gespeichert, sondern ausschliesslich von Stripe.

Question 33

Kann ich für mein Abo eine Rechnung erhalten?

Accepted Answer

Ja, Stripe erstellt automatisch eine Quittung/Rechnung für jede Abo-Zahlung, die an die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet wird. Bei Bedarf eines spezifischen Dokuments für die Buchhaltung wenden Sie sich an den Event-Swiss-Support. Prüfen Sie zudem Ihre Firmendaten (Firmenname, Adresse) im Profil, damit diese Dokumente korrekt ausgestellt werden.

Question 34

Was passiert, wenn meine Abo-Zahlung fehlschlägt?

Accepted Answer

Schlägt eine Zahlung fehl (abgelaufene Karte, unzureichende Deckung usw.), versucht Stripe in der Regel in den folgenden Tagen einen erneuten Einzug. Bei anhaltendem Fehlschlag kann das Konto automatisch auf den Gratis-Plan zurückgestuft werden, mit vorübergehendem Verlust der kostenpflichtigen Vorteile (ohne Datenverlust). Aktualisieren Sie Ihr Zahlungsmittel im Dashboard, um das Abo wieder zu aktivieren.

Question 35

Wie schützt Event Swiss meine persönlichen Daten?

Accepted Answer

Die Daten werden über Supabase gehostet, mit strengen Zugriffsregeln auf Datenbankebene (Row Level Security), die sicherstellen, dass jedes Konto nur auf seine eigenen privaten Daten zugreifen und diese ändern kann. Sensible Informationen (vollständige Kontaktdaten, Verwaltungsangaben) sind von den öffentlich auf einem Profil angezeigten Informationen getrennt. Event Swiss richtet sich nach den Grundsätzen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG/revDSG), insbesondere der Datenminimierung und der Transparenz über deren Verwendung.

Question 36

Sind meine privaten Kontaktdaten öffentlich sichtbar?

Accepted Answer

Nein, Ihre vollständige Postadresse, Ihre private Telefonnummer und Ihre Verwaltungsdaten (wie die UID-Nummer) werden standardmässig nie auf einem öffentlichen Profil angezeigt. Nur die Informationen, die Sie ausdrücklich veröffentlichen möchten (Beschreibung, Fotos, Einsatzgebiet, gegebenenfalls eine öffentliche E-Mail oder Telefonnummer für Gold-Dienstleister), erscheinen im Verzeichnis. Die erste Kontaktaufnahme läuft über die interne Nachrichtenfunktion, gerade um Ihre direkten Kontaktdaten nicht gegenüber Unbekannten offenzulegen.

Question 37

Wie lösche ich mein Konto und meine Daten?

Accepted Answer

Im Bereich «Mein Konto» ermöglicht ein eigener Abschnitt die Beantragung der endgültigen Kontolöschung, bestätigt durch Eingabe des Worts «SUPPRIMER» («LÖSCHEN»). Diese Aktion löscht kaskadierend das Profil, die zugehörigen Einträge (Event, Dienstleister oder Talent), Fotos, Nachrichten und den Kontoverlauf — sie ist unwiderruflich. Bestehen Mitarbeitende an einem Eintrag, wird die Inhaberschaft vor der Löschung automatisch auf sie übertragen, damit sie nicht beeinträchtigt werden.

Question 38

Ist Event Swiss konform mit dem DSG (Schweizer Datenschutzgesetz)?

Accepted Answer

Event Swiss ist im Geist des neuen Bundesgesetzes über den Datenschutz (revDSG, in Kraft seit September 2023) konzipiert: kontobasierte Zugriffsbeschränkung, Trennung öffentlicher und privater Daten, Möglichkeit der vollständigen Kontolöschung sowie Verwaltung der Kommunikationspräferenzen (kategorienweise E-Mail-Abmeldung). Für spezifische Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie auf der Seite Datenschutz die angewendete Richtlinie im Detail. Wie bei jedem Online-Dienst empfiehlt es sich, diese Richtlinie vor der Angabe sensibler Daten zu lesen.

Question 39

Kann ich mich von den E-Mails von Event Swiss abmelden?

Accepted Answer

Ja, Benachrichtigungs-E-Mails (neue Nachrichten, Engagement-Erinnerungen usw.) enthalten einen kategorienweisen Abmeldelink, ohne die auf der Plattform sichtbaren internen Benachrichtigungen zu beeinflussen. E-Mails, die unmittelbar mit dem Betrieb Ihres Kontos zusammenhängen (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Zahlungsquittungen), können hingegen nicht deaktiviert werden, da sie für den Dienst notwendig sind. Einige Präferenzen lassen sich direkt unter «Mein Konto» verwalten.

Question 40

Wie kontaktiere ich den Support von Event Swiss?

Accepted Answer

Die Kontaktseite der Plattform bietet ein Formular (Name, E-Mail, optionale Telefonnummer, Nachricht), das vom Event-Swiss-Team bearbeitet wird, mit einer Antwort in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Dies ist der empfohlene Weg für alle Fragen zum Konto, technische Probleme oder spezifische Anliegen. Angemeldete Konten finden frühere Korrespondenz zudem in ihrem E-Mail-Verlauf.

Question 41

In welchen Sprachen ist Event Swiss verfügbar?

Accepted Answer

Die Plattform ist vollständig auf Französisch und Deutsch verfügbar, mit einer Sprachumschaltung im Header und Footer. Event-, Dienstleister- und Talent-Profile können ebenfalls zweisprachige Inhalte hinterlegen (Beschreibung auf FR und DE), die je nach Sprache der besuchenden Person angezeigt werden. Diese doppelte Abdeckung spiegelt die sprachliche Realität der Romandie und der Deutschschweiz wider.

Question 42

Wo melde ich ein Problem oder unangemessene Inhalte?

Accepted Answer

Inhalte, die unangemessen, irreführend oder ein Verstoss gegen die AGB erscheinen, können über die Kontaktseite gemeldet werden, mit Angabe des Links zum betroffenen Eintrag. Das Moderationsteam prüft jede Meldung und kann den betreffenden Eintrag ausblenden, korrigieren oder ablehnen lassen. Bei einem Sicherheitsproblem oder einer Datenschutzverletzung bitte dies klar kennzeichnen, damit es prioritär behandelt wird.

Question 43

Wie schätze ich das Budget für ein Event?

Accepted Answer

Listen Sie zunächst alle absehbaren Kostenpunkte auf: Location, Catering, Technik (Ton/Licht), Dekoration, Personal (Talents/Dienstleister), Kommunikation sowie eine Reserve für Unvorhergesehenes. Holen Sie anschliessend für jeden Posten Offerten bei mehreren Anbietenden ein, statt sich auf grobe Schätzungen zu verlassen. Die Anzahl Gäste und das gewünschte Leistungsniveau (einfach vs. gehoben) beeinflussen das Gesamtbudget deutlich stärker als die Art des Events selbst.

Question 44

Wie lange dauert die typische Vorbereitungszeit für ein Event?

Accepted Answer

Die Vorlaufzeit variiert stark je nach Umfang: Für ein kleines, einfaches Firmenevent genügen oft wenige Wochen, während eine Hochzeit oder ein Festival in der Regel mehrere Monate im Voraus geplant wird, teils über ein Jahr, um gefragte Locations und Dienstleister zu sichern. Die frühzeitige Reservierung von Location und Schlüsseldienstleistern (Catering, DJ, Fotograf) ist oft der entscheidendste Faktor, da diese Termine zuerst ausgebucht sind. Planen Sie zudem am Ende eine Reserve für letzte Anpassungen und Unvorhergesehenes ein.

Question 45

Welche Hauptkostenpunkte sind bei einem Event einzuplanen?

Accepted Answer

Die häufigsten Posten sind die Miete der Location, Verpflegung/Getränke, Eventpersonal (engagierte Talents und Dienstleister), Ton-/Licht-/Technikmaterial, Dekoration, Kommunikation/Einladungen, Versicherungen sowie allfällige behördliche Bewilligungen. Je nach Art des Events können auch Sicherheit und Transport einen bedeutenden Anteil ausmachen. Es empfiehlt sich, eine Reserve von etwa 10 bis 15 % des Gesamtbudgets für Unvorhergesehenes einzuplanen — eine gängige Praxis im Eventmanagement.

Question 46

Wie priorisiere ich Ausgaben bei einem begrenzten Budget?

Accepted Answer

Bestimmen Sie zunächst die zwei oder drei Elemente, die für den Erfolg Ihres Events gemäss Ihren Zielen wirklich entscheidend sind, und konzentrieren Sie dort den Hauptteil des Budgets. Suchen Sie bei den übrigen Posten nach kostengünstigeren Alternativen, ohne das Gesamterlebnis zu beeinträchtigen (DIY-Dekoration, Nebensaison-Termine für die Location usw.). Mehrere Offerten pro Posten zu vergleichen bleibt das einfachste Mittel, um Kosten zu senken, ohne bei der Qualität Abstriche zu machen.

Question 47

Sollte im Eventbudget eine Sicherheitsreserve eingeplant werden?

Accepted Answer

Ja, dies ist in der Eventorganisation praktisch Standard: Eine Reserve von etwa 10 bis 15 % des Gesamtbudgets erlaubt es, Unvorhergesehenes (Mehrkosten beim Catering, zusätzliche Materialmiete, Wetter bei einem Anlass im Freien usw.) aufzufangen, ohne das gesamte Projekt zu gefährden. Diese Reserve sollte von Anfang an eingeplant und nicht erst nachträglich hinzugefügt werden, wenn das Budget bereits vollständig verplant ist. Insbesondere bei einem Anlass im Freien gehört ein Plan B zur gleichen vorausschauenden Logik.

Question 48

Welche Kriterien sind bei der Wahl einer Event-Location zu beachten?

Accepted Answer

Die Kapazität im Verhältnis zur erwarteten Gästezahl ist das erste Kriterium — weder zu knapp noch überdimensioniert. Es folgen die Erreichbarkeit (öffentlicher Verkehr, Parkplätze), die vorhandene Infrastruktur (Küche, Sanitäranlagen, Rollstuhlzugang, ausreichende Stromversorgung), die von der Location oder der Gemeinde vorgegebenen Zeit- und Lärmauflagen sowie natürlich das Mietbudget. Stil und Atmosphäre der Location sollten zudem zum Charakter des Events passen, ob geschäftlich, festlich oder intim.

Question 49

Welche Fragen sollte ich einer Location vor der Buchung stellen?

Accepted Answer

Fragen Sie nach der exakten Höchstkapazität (sitzend und stehend, da diese sich unterscheiden) sowie danach, was im Mietpreis enthalten ist (Mobiliar, Reinigung, Sicherheit, technisches Personal) und was zusätzlich kostet. Prüfen Sie die erlaubten Zeiten (Aufbau, Event, Abbau), Lärmauflagen, Einschränkungen bei externen Dienstleistern sowie die Stornobedingungen. Fragen Sie schliesslich, ob eine Haftpflichtversicherung von der Location verlangt wird und ob eine Anzahlung erforderlich ist, und unter welchen Bedingungen diese rückerstattet wird.

Question 50

Wie schätze ich die benötigte Kapazität einer Location?

Accepted Answer

Gehen Sie von der bestätigten statt der erhofften Gästezahl aus und rechnen Sie, sofern das Format es zulässt, eine angemessene Reserve für Begleitpersonen oder Unvorhergesehenes ein. Berücksichtigen Sie die Anordnung: Ein sitzender Anlass benötigt deutlich mehr Platz pro Person als ein stehender Empfang. Planen Sie zudem den nötigen Platz für Bühne, Tanzfläche, Stände oder Buffet ein, der nicht zur Gästekapazität gezählt werden darf.

Question 51

Sollte man die Location vor der Vertragsunterzeichnung besichtigen?

Accepted Answer

Ja, eine Besichtigung vor Ort wird dringend empfohlen, bevor eine Verpflichtung eingegangen wird, selbst wenn Fotos und Website der Location überzeugend wirken. Sie ermöglicht die konkrete Prüfung von Akustik, Lichtverhältnissen, tatsächlichem Zustand der Infrastruktur sowie des Zugangs für Material und Anlieferungen, und erlaubt eine realistische Vorstellung der genauen Konfiguration Ihres Events. Nutzen Sie die Gelegenheit, alle Fragen direkt der Locationverwaltung zu stellen und, wenn möglich, die Location während eines ähnlichen Events besetzt zu sehen.

Question 52

Was sind die Unterschiede zwischen einer Location im Innen- und im Aussenbereich?

Accepted Answer

Eine Location im Freien bietet oft mehr Charme und Platz, ist jedoch stark wetterabhängig, weshalb konsequent ein Plan B eingeplant werden sollte, und erschwert die technische Installation (Stromversorgung, Schutz des Materials). Eine Location im Innenbereich gewährleistet eine bessere Kontrolle der Bedingungen (Temperatur, Ton, Beleuchtung), kann aber Kapazität und Atmosphäre einschränken. In der Schweiz erfordert ein Anlass im Freien in der Regel eine spezifische kommunale Bewilligung, zusätzlich zu den üblichen Vorschriften, was bei einer privaten Innenraum-Location nicht immer nötig ist.

Question 53

Welche Arten von Catering-Service gibt es (Buffet, sitzend, Cocktail)?

Accepted Answer

Der sitzende Service (Bankett) bietet ein formelleres Erlebnis mit einem am Tisch servierten Menü, geeignet für Hochzeiten und gehobene Firmenanlässe, erfordert aber mehr Personal und Platz. Das Buffet bietet den Gästen mehr Flexibilität und Auswahl, zu in der Regel tieferen Kosten, verlangt aber ein gutes Flussmanagement, um Warteschlangen zu vermeiden. Der Stehempfang mit Fingerfood fördert Austausch und Beweglichkeit der Gäste und eignet sich für Networking-Anlässe oder stehende Empfänge.

Question 54

Wie geht man mit besonderen Ernährungsbedürfnissen um (vegetarisch, vegan, Allergien, halal, koscher)?

Accepted Answer

Fragen Sie Gäste bei der Anmeldung oder Zusage konsequent nach ihren Ernährungsgewohnheiten und Allergien ab, mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf für das Catering. Kommunizieren Sie diese Liste präzise an den Caterer, mit klarer Unterscheidung zwischen Präferenz (vegetarisch) und Allergie (Reaktionsrisiko), die eine andere Sorgfalt bei der Zubereitung erfordert. Prüfen Sie bei religiösen Ernährungsvorschriften wie halal oder koscher, ob der Caterer über die entsprechende Zertifizierung oder Beschaffung verfügt, statt lediglich ein bestehendes Rezept anzupassen.

Question 55

Wie schätzt man die benötigten Mengen an Speisen und Getränken?

Accepted Answer

Die meisten professionellen Caterer stellen Mengentabellen pro Gast je nach Format und Dauer des Events zur Verfügung, die als Berechnungsgrundlage dienen sollten statt einer persönlichen Schätzung. Rechnen Sie stets eine Sicherheitsreserve ein und berücksichtigen Sie Dauer und Tageszeit des Events (ein Anlass am späten Tag führt in der Regel zu höherem Konsum). Unterscheiden Sie bei Getränken zwischen alkoholisch und alkoholfrei, und planen Sie stets ausreichend alkoholfreie Optionen ein.

Question 56

Sollte vor dem Event eine Degustation eingeplant werden?

Accepted Answer

Dies wird für einen wichtigen Anlass (Hochzeit, gehobener Firmenempfang) dringend empfohlen, um Geschmack, Präsentation und Mengen vor dem eigentlichen Tag zu validieren. Die meisten Caterer bieten diese Option an, teils in bestimmten Paketen inbegriffen, teils separat verrechnet. Es ist zudem der ideale Moment, um das endgültige Menü anhand der erfassten Ernährungsbedürfnisse anzupassen.

Question 57

Welche Hygienevorschriften gelten für Caterer in der Schweiz?

Accepted Answer

In der Schweiz unterliegt das Catering-Gewerbe der Lebensmittelgesetzgebung (Kühlkette, Rückverfolgbarkeit, Hygieneschulung des Personals), unter Aufsicht der kantonalen Konsumbehörden. Ein etabliertes professionelles Catering-Unternehmen muss über die nötigen Bewilligungen und Kontrollen verfügen — ein Punkt, der vor der Beauftragung geprüft werden sollte, insbesondere bei einer grossen oder vulnerablen Gästezahl. Bei einem Event mit Lebensmittelverkauf an die Öffentlichkeit gelten je nach Kanton und Gemeinde zusätzliche Kennzeichnungs- und Hygienevorschriften.

Question 58

Welches Ton- und Lichtmaterial ist je nach Art des Events einzuplanen?

Accepted Answer

Ein kleines Firmenevent oder eine Konferenz benötigt in erster Linie eine klare Sprachbeschallung und funktionale Beleuchtung, während ein Konzert oder eine Tanzveranstaltung eine höhere Klangleistung und eine Bühnenlichtshow erfordert. Grösse und Akustik der Location (Innen- vs. Aussenbereich, Deckenhöhe) beeinflussen das benötigte Material direkter als die reine Gästezahl. Eine Fachperson für Ton/Licht kann den Bedarf im Rahmen einer vorgängigen technischen Begehung präzise einschätzen — bei einem grösseren Event dringend empfohlen.

Question 59

Braucht es während des Events eine Technikerin oder einen Techniker vor Ort?

Accepted Answer

Ja, bei jeder auch nur etwas komplexeren Ton-/Lichtinstallation wird eine anwesende Fachperson dringend empfohlen, um Einstellungen in Echtzeit anzupassen und bei technischen Problemen sofort reagieren zu können. Professionelles Material ohne Aufsicht zu lassen, birgt das Risiko ungelöster Pannen mitten im Event. Bei einer kleinen Zusammenkunft mit einfacher Basisbeschallung ist die durchgehende Anwesenheit weniger kritisch, ein erreichbarer Kontakt bleibt aber sinnvoll.

Question 60

Welche Dezibel-Vorgaben gelten in der Schweiz für Veranstaltungen?

Accepted Answer

Die Lärmgrenzwerte werden hauptsächlich auf Gemeindeebene festgelegt und variieren je nach Zone (Wohn-, Industriegebiet) und Tageszeit, mit meist strengeren Werten am Abend und in der Nacht. Bei einem Konzert oder einer grösseren Musikveranstaltung kann zusätzlich die eidgenössische Schall- und Laserverordnung (SLV) ab bestimmten Schallpegeln greifen, mit Pflichten wie der Bereitstellung von Gehörschutz. Es ist unerlässlich, sich vorab bei der zuständigen Gemeinde zu informieren, da die Praxis von Kanton zu Kanton deutlich variiert.

Question 61

Wie kann man technischen Problemen am Eventtag vorbeugen?

Accepted Answer

Planen Sie konsequent eine technische Probe (Sound-Check, Lichttest, Kontrolle der Verkabelung) vor dem Eintreffen der Gäste ein, nie erst am selben Tag ohne zeitliche Reserve. Halten Sie für kritische Elemente Ersatzmaterial bereit sowie einen Plan B für Stromausfälle oder schlechtes Wetter bei einem Anlass im Freien. Bestimmen Sie eine klar erkennbare verantwortliche Person für die technische Koordination während des Events, an die jedes Problem sofort gemeldet werden kann.

Question 62

Wie definiert man ein Thema und eine stimmige Dekoration für ein Event?

Accepted Answer

Gehen Sie vom Ziel und der Identität des Events aus (Markenfarben bei einem Firmenanlass, gewünschte Atmosphäre bei einer Hochzeit), statt die Dekoration zufällig nach Trends zu wählen. Beschränken Sie sich auf eine Farbpalette und wenige, wiederkehrende starke Elemente, statt Stile zu vermischen — das wirkt mit weniger Elementen durchdachter. Die Location selbst gibt oft eine ästhetische Grundlage vor, die respektiert oder bewusst kontrastiert werden kann.

Question 63

Sollte man eine professionelle Dekorateurin oder einen Dekorateur beauftragen?

Accepted Answer

Bei einem grossen Event oder hohen ästhetischen Ansprüchen sorgt eine professionelle Dekorations- oder Szenografie-Fachperson für visuelle Kohärenz und technische Umsetzung, die selbst nur schwer zu erreichen ist. Bei einem bescheideneren Event oder knappem Budget bleibt eine gut geplante DIY-Dekoration durchaus machbar. Die Wahl hängt vor allem von der verfügbaren Organisationszeit und der technischen Komplexität der gewünschten Inszenierung ab.

Question 64

Welche Trends gibt es aktuell in der Eventdekoration in der Schweiz?

Accepted Answer

Trends entwickeln sich laufend, doch der nachhaltige Ansatz (lokale Saisonblumen, wiederverwendbare Materialien, Vermeidung von Einwegartikeln) gewinnt in der Schweiz an Bedeutung, passend zum ausgeprägten Umweltbewusstsein im Land. Klare, natürliche Stile bleiben bei Hochzeiten sehr gefragt, während Firmenevents stärker auf eine starke Markenidentität und Lichtinstallationen setzen. Statt einem kurzlebigen Trend zu folgen, empfiehlt sich eine Dekoration, die stimmig zur nachhaltigen Identität des Events passt.

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